1.Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Vaasan Retkeilijät ry

Osoite: Kauppapuistikko 35 A 1 65100 Vaasa

Puhelin: 0400 611347

Kotisivu: www.vaasanretkeilijat.fi

Yhteyshenkilö: jäsenasiainhoitaja Niilo Hamari, niilo.hamari(at)anvianet.fi

Rekisterin nimi: Jäsenrekisteri

2.Rekisteröidyt

Jäsenrekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja]

3.Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslaissa säädettyyn velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä

Rekisterin avulla hallitaan jäsenten henkilötietoja jäsenyyden aikana. Tietoja käytetään jäsenille tarjottavien tuotteiden ja palvelujen markkinointiin ja dokumentaatioon. Markkinointia toteutetaan lähettämällä jäsenille jäsenkirjeitä joko postitse tai sähköpostitse. Entisten jäsenten tietoja säilytetään rekisterissä yleensä enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä lukien.

Alaikäisten tietoja rekisteriin sisällytetään vain, jos lapsen vanhempainvastuunkantaja on antanut siihen nimenomaisen suostumuksen.

4.Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

-  etu- ja sukunimi;
-  osoite;
-  kotipaikka;
-  sähköpostiosoite;
-  puhelinnumero;
-  jäsennumero;
-  syntymäaika

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä itseltään sekä tarvittaessa osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä (esim. Posti ja Fonecta ).

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Tietoja käyttävät yhdistyksen hallituksen jäsenet tehtäviensä hoitamiseen. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Manuaalinen aineisto säilytetään niille varatuissa tiloissa suljettujen kulkureittien takana.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja luovutetaan erikseen sovituille matkajärjestäjille, matkustajaliikennettä harjoittaville varustamoille ja majoitusliikkeille yhdistysten jäsenille järjestettyjen matkojen ja tapahtumien toteuttamista varten sekä yhdistyksen käyttämälle tilitoimistolle jäsenmaksujen laskutuksen, seurannan ja perinnän suorittamiseksi.

8.Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9.Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10.Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä jäsenten automaattiseen profilointiin.

11.Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät   henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12.Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydeotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kohdassa 1 mainittuihin osoitteisiin kirjeitse, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti.

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.1.2023